Como comunicação de dados está ajudando a impulsionar a eficiência no Concelho de Conwy e garantir que os planejadores estratégicos têm acesso aos mais recentes dados locais

Contexto

O Concelho de Cowny serve uma população de111,800, 80% da qual está estabelecida ao longo da linha costeira, nas cidades de Abergele, Colwyn Bay e Llandudno.

Mark Bowler é o Pesquisador Sénior do Concelho e explica que, quando se juntou à equipa em 2008, existia um website que fornecia informação aos trabalhadores do Concelho, incluindo: administradores, analistas envolvidos no planeamento estratégico e administradores responsáveis pela entrega de planos estratégicos. As áreas abrangidas incluem os Censos de 2001, privação e desenvolvimento económico.

O website deu acesso a inúmeros documentos Excel com dados locais por tema, mas Mark foi o primeiro a admitir que não estava bem estruturado. “Não foi fácil encontrar o que queríamos,” diz. “Constatámos que necessitávamos de uma nova abordagem e que isto não dizia só respeito à apresentação mas também da maneira como os dados estavam a ser recolhidos e actualizados.”

“Visitei a Conferência Anual LARIA e foi aí que travei conhecimento com InstantAtlas. Depois disso, participei em vários encontros do Governo de Gales onde estavam sendo discutidos muitos projectos em que se estava utilizando InstantAtlas, e foi aí que decidimos fazê-lo também,” disse Mark.

O Começo

A equipe apresentou um caso prático e lhe foi dado o aval para começar a utilizar InstantAtlas. Mark disse, que a relativamente pequena Unidade de Pesquisa colocou um esforço enorme em actualizar os dados e ligá-los a InstantAtlas. A Unidade teve sorte que os seus esforços coincidiram com o trabalho levado a cabo pela Unidade de Dados de Gales ( em inglês: Wales Data Unit). “ A Unidade de Dados de Gales estava a iniciar a Infobase Cymru e nós concluímos que havia uma pequena discrepância em relação ao que estávamos fazendo. Aí, tomámos a decisão de começar a trabalhar mais estreitamente com eles,” diz Mark.

“ O funcionamento é o seguinte: nós nos focamos em informação local, enquanto que a Infobase se foca mais em dados nacionais.”

Indo de encontro às necessidades

O reporte de dados está agora disponível através do StatsConwy, que lhes dá acesso facilitado a um grande espectro de estatísticas e indicadores em diferentes áreas de Conwy. As estatísticas cobrem vários temas, incluindo pessoas, economia, educação, saúde, habitação e crime.

De acordo com Mark, os utilizadores do Concelho estão muito satisfeitos com o que lhes proporciona, pois significa que não têm de ir a outros sites procurar dados, uma vez que esta tudo no mesmo local.

“A estrutura do site também facilita a extracção de dados a partir do tema e depois filtrá-los por ‘dados locais’. Concluímos que os mapas são menos utilizados pelos trabalhadores e a razão é que eles vão directos aos detalhes,” diz Mark.

O StatsConwy está disponível ao público mas Mark confirma que ainda não se fizeram análises detalhadas ao uso e consulta das estatísticas. A unidade tem, contudo, visto uma significativa redução no volume de trabalho que tem para responder aos pedidos de informação. “ Nós recebemos imensas chamadas de estudantes e agora podemos direccioná-las para o website em vez de gastar tempo entendendo o que pretendem,” diz. Agora, a Unidade despende também menos tempo em actualizações. “ Anteriormente, teríamos actualizado entre 20 a 30 folhas de cálculo, cada uma necessitando ser formatada – agora temos só uma.”

Um benefício igualmente significativo é o facto do Concelho saber que todos estão utilizando os mesmos dados, o que torna as comparações mais relevantes e precisas.

Desenvolvimentos Futuros

Como a maior parte dos Concelhos, Conwy está a enfrentar restrições financeiras e isto está a ser sentido por todos na Unidade de Investigação. Num mundo ideal, o Mark diz que gostaria de adicionar uma narrativa explicativa à análise de cada um dos relatórios, de maneira a que os utilizadores possam ver os dados e depois ler a explicação. Isto pode ajudá-los a entender o que os dados lhes dizem e, consequentemente, explicar aos colegas o que encontraram.

Mark também está disposto a explorar ligações com outras organizações para que contribuam com dados e ajudem a aumentar o recurso de informação que criaram. Na lista estão: Instituições Académicas, o Departamento de Trabalho e Pensões (em inglês: Department of Work and Pensions) e órgãos de saúde locais.

Benefícios Chave

  • O reporte de dados está a ajudar a Unidade de Pesquisa a poupar tempo e está a permitir-lhe focar-se noutros aspectos do seu trabalho;
  • Menos tempo é gasto na recolha de dados: a Unidade tem agora um cronograma para actualizações;
  • Todos os trabalhadores do Concelho têm acesso aos mesmos dados assegurando consistência quando se trata de planeamento estratégico;
  • Os dados são apresentados num formato fácil de utilizar e por tema, o que melhora a acessibilidade.
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